ワークフローシステムの導入準備で行うべきこと

ワークフローとは？

まずは、ワークフローとは何なのかを押さえておきましょう。
ワークフローとは、新規取引先の与信申請や備品の購入、交通費精算、休暇申請といった稟議のための手続きなどの業務フローを指し、これをデジタル上で実現するシステムを指すこともあります。

ワークフローシステムを導入することで、ワークフローを可視化できたり、ルールの順守を促せたり、承認などをスピードアップしたりと、さまざまなメリットが得られます。

ワークフローについて詳しくは、下記ページをご覧ください。

ワークフローシステムを導入する前に準備すること

ワークフローシステムを導入するに当たり、いくつか準備しておきたいことがあります。
主に、以下の6点です。

ワークフローシステムの導入目的を明確にする

ワークフローに限らず、どのようなシステムや制度を導入する際にも共通していえることですが、導入目的をはっきりさせずにスタートしてしまうと、導入そのものが目的にすり代わってしまうという失敗に陥りがちです。

せっかく、費用と時間をかけて新たなシステムを導入するのですから、成功させたいもの。
その成否を測る上でも、導入前に目的を明確にしておく必要があります。まずは、自社がワークフローにおいて抱えている課題を洗い出し、これを解決するためにワークフローシステムを活用するのというのがオーソドックスな流れです。

可能であれば、目的を目標に落とし込み、導入後の効果測定が行えるように準備しておきましょう。

ワークフローシステムを使用する部門・規模を確認する

ワークフローシステムを使用する組織の規模や特性によってもワークフローシステムの選び方は変わってきます。全社で使用するのか、それとも、一部の部門のみで使用するのか、あるいは、一部の部門からスタートして徐々に全社へ広げていくのか。自社だけではなく、協力会社でも使用するというケースもあるでしょう。

規模を確認しておくことで、自社にとって最適な料金体系のワークフローシステムを選ぶことができます。たとえば、ユーザー単位で課金される方式だと、人数が多い場合は高コストになってしまので避ける、などです。

また、使用する部門を確認しておくことで、ワークフロー化が必要な書類や、その承認ルートの調査がしやすくなります。これらは、ワークフローこの後お伝えする「ワークフロー化する書類・業務を検討する」や「ワークフローごとの承認ルートを調査する」で必要になります。

ワークフロー化する書類・業務を検討する

ワークフローシステムを導入したら、これまで紙の書類などで行ってきたワークフローをシステム化することになります。そこで、その対象となる具体的な書類や業務を検討する必要があります。

部門ごとにヒアリングを行い、ワークフロー化が可能な書類や業務を洗い出しましょう。さらに、書類に記載されている項目や、月間・年間での申請数、1件当たりが完了するまでにかかっている平均時間などの詳細を把握します。その上で、ワークフロー化すべきかどうかを検討します。ヒアリングの際は、承認や業務といったワークフローに関する要望も併せて聞いておきましょう。後の「改善策を検討する」で必要になるためです。

この時、最初の「ワークフローシステムの導入目的を明確にする」で明らかにした目的に沿って精査することが大切です。

ワークフローごとの承認ルートを調査する

ワークフロー化する申請や業務における承認ルートと承認者を確認します。特に、承認経路が枝分かれするケースは、すべて書き出して把握する必要があります。承認者については、役職と現状の担当者の両面でチェックしておきましょう。各承認者が取り得る行動（承認する、保留する、差し戻す、コメントするなど）も併せて確認します。

また、併せて社内規定も確認する必要があります。慣習的に行なわれてきた承認方法が、実は社内規定に沿ったものになっていなかったというケースもあるからです。こうした問題が見つかった場合は、次のフェーズで改善策を検討します。

改善策を検討する

「ワークフローシステムの導入目的を明確にする」で明らかになった導入目的や、「ワークフロー化する書類・業務を検討する」で各部門からヒアリングした要望などを元に、ワークフローのデジタル化のタイミングで改善できる部分を検討します。

たとえば、承認者の数を減らして簡素化し、よりスピーディに完了できるようにする、社内規定に沿っていなかったフローがあれば改めるといったことです。

既存システムとの連携を確認する

最後に、既存の基幹システムや業務システムなどで、ワークフローシステムと連携すべきものを洗い出します。たとえば、すでに導入しているグループウェアや経費精算システムなどと必ず連携したいという場合は、既存のシステムと連携できるワークフローシステムの中から選定を進めることになります。

システム同士を連携することで、データを一元管理できたり、より効率化を進めたりすることが可能です。ただ、その一方で、システムの全体構成が大きなものとなるため、管理が煩雑になるなどのデメリットもあります。関係部門はもちろん、情報システム部門など管理者ともコミュニケーションを取り、連携の可否を検討しましょう。

準備を万全にして、ワークフローシステムの導入を成功させよう

ワークフローシステムは、導入すればメリットの多いITツールですが、より大きなメリットを享受するには、導入目的を明確にしておく必要があります。さらに、実際に使用する部門や規模なども明らかにしておかなければ、最適なワークフローシステムを選ぶことはできません。

ほかにも、導入後の設定など運用開始までの準備フェーズをスムーズにするために、準備しておくべきことがあります。
これらを事前に行っておくことで、ワークフローシステム導入の成功に大きく近づけます。

上で紹介したような準備を漏れなく実施して、ぜひ、ワークフローシステムの導入を成功させましょう。