ワークフローの選び方をご紹介。
導入ステップは？情報収集方法は？比較項目は？

まず、ワークフローのリプレイスの流れは下記です。

まずは、ワークフローシステムの導入ステップを押さえておきましょう。
ワークフローの最適な導入ステップは下記の9段階をたどります。

（1）導入プロジェクトのチームとリーダーを選出する

最初に、ワークフローシステムの導入プロジェクトを担うチームと、これを率いるリーダーを選出します。

チームメンバーは、ワークフローの管理を行う情報システム部門などと、実際にワークフローを利用するユーザー部門の双方から選び出しましょう。
また、さまざまな部門とコミュニケーションを取りながらプロジェクトを進めることになるため、コミュニケーションスキルの高いメンバーを加えることもポイントになります。

（2）ワークフローに関する課題を洗い出す

導入プロジェクトのチームを組織できたら、ワークフローシステムを導入する目的を明らかにします。
導入のきっかけとなった課題を中心に、チームでワークフローに関するすべての課題を洗い出しましょう。
さらに、洗い出した課題を精査してワークフローシステムの導入で解決できる課題のみを残し、優先順位を付けます。
これらが、実際にワークフローシステムを選定する際に、求める機能などの要件のもとになります。

（3）ワークフローを使用する部門を検討する

ここまでに準備した内容から、ワークフロー導入後に実際にシステムを利用する部門を検討します。
次のステップである「（4）ワークフロー化する承認ルートを検討・決定する」と併せて検討しましょう。

（4）ワークフロー化する承認ルートを検討・決定する

ワークフローシステムでデジタル化する承認ルートを検討・決定します。
すでにデジタル化されている承認ルートを見直すほか、申請・承認に使用されている社内の全ての書類を集めて、精査しましょう。書類の種類やフォーマットを見直し、不要なものはなくす、似ているものは統合する、不要な項目はないか検討するといった作業を行い、ワークフローの導入後から利用開始までに行う準備の土台を作っておきます。
必要に応じて、それらの書類を使って実際に申請・承認を行っている部門の担当者へヒアリングを行いましょう。

（5）承認ルートごとの行動を調査する

ワークフロー化する承認ルートが決まったら、承認ルートごとに、承認者の行動（承認・差し戻す・保留など）も確認しておきます。
こちらも、簡略化できる部分はないかという観点から精査していきましょう。
申請・承認に関わる担当者から、不便な点や改善希望などもヒアリングしてください。

（6）ワークフローの改善策を検討する

ステップ（2）で洗い出した課題のほか、ステップ（3）から（5）までのヒアリングで明らかになった現場の声を元に、ワークフローの改善策を検討します。
また、実際に行われている承認ルートが、実は社内規定に沿ったものではなかったというケースもあります。

なお、ステップ（2）から（6）までについては、ワークフローの導入準備として別ページで詳しくご紹介しています。

（7）導入するワークフローを選定する

ここまでの準備が整ってから初めて、ワークフローシステムを比較選定します。
ステップ（1）から（6）までに浮き彫りになった現状の申請・承認が抱える問題点を解消できるかどうかが最大のチェックポイントになります。

ワークフローシステムに関する情報をリサーチする方法は、次章「ワークフローの情報収集方法」で詳しくご紹介いたします。

（8）トライアル

導入・活用できそうなワークフローシステムを1～2点程度に絞り込むことができたら、無料トライアルなどを利用して、お試しで導入してみましょう。この時、プロジェクトチーム内だけで試すのではなく、導入後、実際に利用するユーザー部門に触れてもらい、操作性や機能などを確認してもらいましょう。

トライアル期間が終了したら、ユーザー部門の意見・感想を元にプロジェクトチームで話し合い、導入の可否を決めます。

（9）本導入

最終的に導入するワークフローシステムを決定したら、契約して本導入を行います。
導入後は、初期設定が必要なものも多く、実際に利用開始できるまでのリードタイムがあるため、利用開始希望日が厳密に決まっている場合は、リードタイムを見越して契約を行う必要があります。
このリードタイムは、ワークフローシステムやベンダーによって異なるため、ステップ（7）もしくは（8）で確認しておきましょう。

 

 

ワークフローを選ぶ際のポイント

自社に合ったワークフローシステムの候補をリストアップし、「ワークフロー導入の9ステップ」の手順に沿って準備を進め、ワークフローを選ぶ段階になった時、具体的にどのような項目を比較検討していけば良いのでしょうか？

検討が必要な項目は、以下の8点です。

自社の承認ルートに合っているか？

ワークフローシステム側で用意された標準の流れと、自社の承認ルートや業務フローがかけ離れてしまっていると、ワークフローを大幅にカスタマイズするか、業務フローをシステムに合わせて変更しなければならなくなります。

「（4）ワークフロー化する承認ルートを検討・決定する」で決めた承認ルートや、承認を伴う業務フローをシステム化できるかどうかをチェックしましょう。

外部連携は可能か？拡張性は高いか？

ワークフローシステムで利用するデータを、既存システムや今後、新たに導入するシステムと連携できれば、二重入力の手間やミスもありませんし、データを一元管理することができ、効率性だけでなくデータの信頼性という点でもメリットがあります。

また、導入した後で、活用の仕方が多少、変更になり、当初は不要だった機能が後から欲しくなる可能性もあります。

このため、外部連携先が多く、拡張性の高いワークフローであるかどうかをチェックしましょう。

操作がシンプルで、直観的に行えるか？

多少、複雑な操作方法であっても、ユーザー部門のITリテラシーが高ければ、導入後、時間の経過とともに慣れて使いこなせるようになるでしょう。しかし、業務効率の面から見ると、これは良いこととはいえません。ユーザー部門のITリテラシーが低い場合や、ワークフローを初めて導入する場合は、なおさらです。

また、普段は使わない機能や操作が必要になった際に、直感的に扱えるものでれば、わざわざマニュアルを調べる手間も不要です。

シンプルな操作で試用でき、直観的に行えるものであるかどうかをチェックしましょう。

オンプレミス型か？クラウド型か？

近年、クラウド型のワークフローシステムが数多く提供され、自社でハードウェアを所有したり、運用保守に人手をかけたりせずに利用できるようになりました。
ただ、オンプレミス型にも、堅牢な情報セキュリティを実現できる、カスタマイズ性が高いなどのメリットがあります。

自社の運用体制や希望に叶うものはどちらかを確認し、そのタイプが用意されているかどうかをチェックしましょう。

使用可能なデバイスは？

オフィスにいる時だけでなく、外出先など社外から申請・承認を行うこともあるでしょう。
また、社内にいても社用携帯など、モバイル端末からアクセスして申請・承認を行いたい場面もあるかもしれません。

そのようなケースが想定される場合は、フレキシブルに利用できるよう、スマートフォンやタブレット端末からも利用できるかどうかをチェックしましょう。

承認ルートの変更にも対応可能か？

ワークフローシステムを導入してから、活用中段階で承認ルートが変更になる可能性もあります。そのような場合でも、柔軟に対応できるようなワークフローを選ぶ必要があります。

承認ルートの変更に対応しやすいワークフローかどうかをチェックしましょう。

料金体系や金額が自社の希望と合うか？

ワークフローによって、初期費用がかかるもの、かからないもの、プランごとに定額制のもの、利用人数によって金額も増減するものなど、さまざまな料金体系があります。
また、支払いサイト（タイミング）もそれぞれ異なります。

金額はもちろん、こうした支払いに関する条件が自社の都合に合うものを選ぶことが大切です。
料金体系や金額が自社の希望と合うかどうかも、必ずチェックしましょう。

カスタマイズは容易か？

デフォルトで用意された機能や承認ルートのままでは自社の希望に合わないが、少し改変すればフィットするというケースもあるでしょう。
このため、カスタマイズがどの範囲までなら可能なのか、また、カスタマイズが容易に、安価にできるかどうかをチェックしておきましょう。

 

ワークフローの情報収集方法

導入ステップの7番目で、複数のワークフローで比較選定を進めますが、この時、数あるワークフローの中からどれとどれを比較すれば良いのかと迷われる方も多いでしょう。
まずは、選定の対象となるワークフローシステムの候補をピックアップする必要があります。
全てのワークフローシステムの中から、導入候補となり得るものを探す方法には、大きく以下の3つがあります。

比較サイトで一括資料請求を行う

ITトレンドやアイミツといった比較サイトでワークフローシステムの一括資料請求を行う方法です。
手間をかけずに多くのワークフローについて詳細な情報を得ることができる、効率の良い方法です。

ただ、その比較サイトに登録していないワークフローの情報は得られない点が難点です。
また、資料請求したワークフローシステムの提供者からの営業アプローチを受ける可能性が高く、その対応に時間を取られる可能性があります。

導入シェアの高いワークフローから調べる

課題を解消できるワークフローシステムは各社で異なりますが、多くの企業に選ばれているワークフローには、それなりの理由があります。導入シェアが高いということは、各企業が比較検討した結果、選ばれているワークフローということ。それだけ、導入効果の高さが期待できると考えられます。

このため、導入シェアの高いワークフローを調べ、順位の高い方から情報を精査して自社に合いそうなものを候補とする方法もおすすめです。

たとえば、エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートの「Accel-Mart（アクセルマート）」が、富士キメラ総研の調査結果によると「ワークフロー市場」分野で15年連続No.1を獲得しています。

Web検索で自社のニーズを満たすワークフローを探す

「ワークフロー導入の9ステップ」のステップ（2）から（7）で準備した上で、自社に必要な要件を備えたワークフローシステムを、特徴や機能からキーワード検索で条件に探すという方法です。

3つの方法の中では一番、手間がかかりますが、自社のニーズを満たせるワークフローシステムの候補を集められると期待できる方法です。

 

必要な情報を収集・精査して、自社に合ったワークフローを導入しよう

ワークフローシステムを導入する際は、まず、社内の申請・承認ルートや、これに使用している書類、実際に行っている現場の担当者の声、さらに社内規定を確認して、現状確認と、改善点を洗い出すことが大切です。
こうすることで、単にワークフローをデジタル化するだけでなく、業務効率化を実現できます。

自社に合ったワークフローを導入し、現状の申請・承認フローが抱える問題の解消を目指しましょう。