ワークフローとグループウェアの違いとは？

ワークフローとグループウェアの違いとは？

ワークフローとグループウェアの違いを明らかにするために、それぞれのツールの目的や特徴を見ていきましょう。

ワークフローとは？

ワークフロー（ワークフローシステム）とは、稟議などの申請・承認が必要な業務を、デジタル化することで効率化するITツールです。

ワークフローを導入することで、業務を可視化でき、スピードアップできたり、進捗状況をリアルタイムで確認できたり、属人化を解消したり、透明性を向上できたりというメリットがあります。

主に、休暇や予算の申請承認、請求書の承認、プロジェクト管理などに活用されます。

ワークフローについて詳しくは、下記のページもご覧ください。

 

グループウェアとは？

一方、グループウェアとは、企業など組織において業務を進めるに当たり、情報の見える化と共有を実現することで、効率化を推進するITツールです。

グループウェアにはスケジュールや文書、プロジェクト、タスクの管理機能、チャットやメール、掲示板、ファイル共有、アンケートなどのコミュニケーション機能、ワークフロー機能などが搭載されています。

グループウェアを導入し、これらの機能を活用することでコミュニケーションの活性化、情報共有の円滑化などを実現し、最終的に業務効率化が期待できます。

主に、プロジェクト管理やスケジュール管理、テレワークの実現などに活用されます。

グループウェアにワークフロー機能が付いていることも

上でもお伝えしたように、グループウェアにはワークフロー機能が付いていることが多いです。これは、業務の中には、前の工程を終えてから次の工程に進めなくてはならないものや、承認を得てから次の工程に着手する必要なるものが存在するためです。

グループウェアのワークフロー機能を活用することで、上記のような条件を持つ業務を効率化できるだけでなく内部統制の強化、コンプライアンスの遵守、情報セキュリティの向上なども実現できます。

ただ、単体で提供されるワークフローシステムに比べれば機能面が弱いため、グループウェアに付属する機能では実現できないこともあります。たとえば、ワークフローの細かな設計や条件設定などは困難ですし、ワークフロー機能に特化した便利なオプション機能やカスタマイズなども利用できません。

ワークフローとグループウェアの違い

上記をまとめると、申請・承認に関わる業務に活用されるのがワークフロー、プロジェクト単位での業務に活用されるのがグループウェアであるといえます。

共通点として、どちらもプロジェクト管理が可能ですが、申請・承認が生じないプロジェクトの遂行をワークフローシステムで管理する意味合いは薄まります。また、プロジェクトの中で生じる簡易的なワークフローはグループウェアに搭載されたワークフロー機能でまかなうことができますが、ワークフローを細かく設定することはできないため、高度なワークフローを言求める場合は、別途、ワークフローシステムを導入する必要があります。

 

ワークフローとグループウェア、どちらを導入するか？

ワークフローとグループウェアは、それぞれ、どのようなシーンでの利用が適しているのでしょうか？
もう少し具体的なイメージを持てるよう、それぞれの利用で解決できる課題を見ていきましょう。

ワークフローが向いているケース

ワークフローで解決できる解決とは、次のようなものです。

・手作業によるミスや作業漏れが起きている
・業務の属人化による生産性の低下が起きている
※作業者によって作業順が異なるなど。
・承認待ちにより時間のロスが発生している
・ペーパーレス化の実現によってコストを削減したい
・テレワークを実現したい　など

ワークフローを活用して業務を行うことで、担当者ごとにバラバラな業務の手法、流れを統一した上で、一部の作業を自動化することができます。
また、作業の進捗状況が可視化され、関係者でリアルタイムに共有できたり、モバイル端末から社外でも申請・承認が行えたりするため、テレワークの実現や業務効率化につながります。

グループウェアが向いているケース

グループウェアで解決できる課題とは、次のようなものです。

・情報共有の遅延が起きている
・情報共有が徹底されていない
・社員間での連携不足が起きている
・業務の属人化が起きている
・コミュニケーション不足による生産性の低下が起きている
・テレワークを実現したい　など

グループウェアを活用して業務を行うことで、コミュニケーションが活性化したり、情報共有がしやすくなったりします。メッセージのプッシュ通知や開封通知機能を持つものもあり、発信した情報を閲覧してもらえたかどうかも確認できるようになっています。

また、属人化や業務効率の悪化の中で、コミュニケーションの活性化や情報共有が要因となっているものに関しては、グループウェアの導入で解決につながるでしょう。

グループウェアとワークフローを併用すると良いケース

グループウェアとワークフローを併用することで解決できる課題とは、次のようなものです。

・上長の承認が必要な業務を効率化したい
・グループウェアとワークフローの情報を連携させたい
※勤怠管理、工数管理など
・ペーパーレス化や業務効率化によってコストを削減したい
・テレワークを導入したい　など

グループウェアとワークフローを併用することで、それぞれのメリットを享受でき、社内の業務効率化の一層の推進につながります。特に、業務の中で承認が必要なものではスピードを向上できるでしょう。
また、より時間と場所を問わずに業務に取り組める環境が整い、テレワークなど柔軟な働き方の実現も可能になります。

さらに、両者を連携してデータを共有することで一元管理できるようになります。これにより、データの統一性と正確性が向上し、勤怠管理や工数管理のような業務では共通のデータを利用できるようになります。同じデータを何度も入力する手間もありません。

 

それぞれの特徴を知って最適なソリューションを導入しよう

ワークフローシステムとグルーブウェアの違いや共通点、どのような課題解決にどちらが適しているかなどをご紹介しました。

まずは、自社が業務で抱える課題を明らかにしましょう。その上で、どちらのITツールなら解決できるかを検討してみてください。場合によっては両方の導入が必要なケース、もしくは、これら以外のITツールが必要になるケースなどもあるでしょう。判断に迷ったら、こうしたITツールを提供するベンダーからアドバイスを受けるのも良い方法です。

このページをご覧になってワークフローを検討してみたいと思われた方は、ぜひ当社までお問い合わせください。