内部統制をワークフローで行うメリット

内部統制とは？

内部統制とは、組織において業務を適正かつ効率的に遂行するために、法令や組織で独自に設けられたルールが正しく守られているかどうかをチェックし、改善につなげる活動（内部監査）を行う仕組みを指します。

法令違反や不正、ミスを防止し、組織の活動を効率よく適切に実施すること、企業の資産が適切に管理・保全されることが内部統制の目的です。
日本の法律では、会社法や金融商品取引法（内部統制報告制度／J-SOX）で内部統制が規定されていますが、それぞれに考え方や指す内容は異なります。

なお、金融庁による定義は、下記の通りです。

内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の４つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内の全ての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びＩＴ（情報技術）への対応の６つの基本的要素から構成される。

 

内部統制は、なぜ必要か？

では、少し切り口を変え、“求められる理由”から内部統制を見てみましょう。
内部統制が必要な理由は、主に次の3点です。

法令違反や不正、ミスを防止するため

内部統制に取り組む過程で、法令違反や不正、ミスの発生リスクを洗い出して評価し、実際に起きていないかどうかを監視します。

このため、不正の発生リスクを低減したり、起きたことを早期に発見したりすることができ、抑制・防止につながります。

もし、起きてしまったとしても早期に対策を講じることが可能になります。

組織の資産を保全するため

不正流用や横領といった不正が起きれば、現金や有価証券などの財務資産や、設備や機器などの有形資産、知的財産などの無形資産などを失う可能性があります。
また、一度、不祥事が起きれば、顧客や取引先からの信用も失墜してしまいます。
このため、内部統制に取り組み、不正や不祥事を防止することで、資産の保全につながります。

また、内部統制には、資産の管理・運用に関する統制活動や、資産の損失を発見・是正するための統制活動も含まれます。
したがって、内部統制に取り組むことで、組織の資産を保全することができます。

法令で規定されているため

会社法や金融商品取引法（内部統制報告制度／J-SOX）では、内部統制についての規定が設けられています。

たとえば、会社法では362条4項6号で、以下のように規定されています。

取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備

一方、金融商品取引法（J-SOX）では、第24条の4の4第1項で、以下のように規定されています。

当該会社の所属する企業集団、および当該会社に関する財務計算に関する書類その他の情報の適正性を確保するために必要なものとして内閣府令で定める体制

会社法による内部統制では、大企業に対して、業務の適正を確保するための体制の整備の決定を、金融商品取引法（内部統制報告制度／J-SOX）では、有価証券報告書を提出する会社に対して、内部統制報告書の作成を義務付けています。

上記のような法令で義務付けの対象となっている企業にとっては、法令遵守のために内部統制に取り組む必要があります。
特に、IPO（株式市場への新規上場）を検討している場合は、上場企業としての社会的責任を果たすために、内部統制を強化しなければなりません。

 

ワークフローで内部統制を強化するメリット

内部統制を強化する手段としてワークフローを活用できます。
ワークフローを導入・活用して内部統制を強化することで、次の3点のメリットが期待できます。

内部統制を可視化・自動化・効率化できる

稟議書の承認プロセスや、承認の必要な業務に関して、書類を回覧して承認するといったアナログな方法で運用していては進捗状況がわかりにくく、関係者がリアルタイムに把握することもできません。
そこでワークフローを活用すれば、進捗状況を可視化できます。さらに、関係者にリアルタイムで共有することが可能です。

また、ワークフローの機能を利用すれば、定型のプロセスを自動化できます。自動化することで人為的ミスを予防でき、業務効率化にもつながります。

内部不正を防止できる

仮にワークフローシステムがなく、紙ベースのアナログな方法で申請・承認フローが運用されているとします。すると、たとえば、本来必要な上長の承認を得る前に、途中で発注して横領するなどの不正がまかり通ってしまう恐れがあります。
また、紙の書類は偽造や改ざんが比較的、容易なため、承認を得た後で改ざんされたり、そもそも、架空の請求書が偽造されたりといった不正が行われる可能性もあります。

一方、ワークフローシステムでは、権限設定が可能なため、必要な情報に最低限の権限を付与することで、改ざんや情報漏えいなどを防げます。

監査対応がしやすくなる

ワークフローシステムを活用すると、承認履歴や操作履歴が残ります。これを監査証跡として活用できます。また、監査対応のためのデータ集計やレポート作成も容易になります。
ワークフローが可視化されることによっても、業務プロセスの不備やリスクを浮き彫りになり、監査のための改善に役立てることができます。

なお、内部統制強化のためにワークフローシステムを導入・活用する際は、次の3つの機能を有しているものを選ぶことが大切です。
・業務プロセスを正確に再現できる機能
・権限管理や承認ワークフローを設定できる機能
・履歴管理やレポート機能

 

intra-mart（イントラマート）で、内部統制を強化しよう

内部統制の強化にワークフローの活用を検討されているご担当者様におすすめしたいのが、NTTデータ イントラマートが提供するシステム共通基盤型の高機能ワークフロー「intra-mart（R）」です。

「intra-mart（R）」には、証跡の取得や職務分掌など、内部統制で必要とされる機能も充実しております。
ワークフロー市場で2023年までに16年連続シェアNo.1の実績を持ち、申請・承認処理以外の幅広い業務プロセス処理、既存システム連携にも対応。グローバルを含めた全社規模の統一基盤としてご利用いただけます。
もちろん、前項で挙げた3つの機能も搭載しています。

 

まとめ

内部統制は、法令違反や不正、ミスの防止、組織の資産保全、法令による規定といった観点から組織に重要な取り組みです。

内部統制にワークフローシステムを取り入れれば、内部統制を可視化・自動化・効率化できたり、内部不正の防止や監査対応がしやすくなったりします。

企業内の不祥事を防ぎ、適正な体制で事業展開をしたいと考えているご担当者様は、ぜひワークフローシステムの導入・活用をご検討ください。

なかでも、「intra-mart（R）」は、証跡の取得や職務分掌など内部統制で必要とされる機能が充実しており、業務プロセスを正確に再現できる機能や権限管理・承認ワークフローを設定できる機能、履歴管理やレポート機能なども搭載しているため、内部統制の強化に最適です。