ワークフローシステムを導入・活用する際の注意点は？

導入目的に合ったワークフローシステムを選ぶ必要がある

まずは、ワークフローシステムの選定ポイントについてです。
ワークフローシステムを選ぶ際、第一に考えなければならないのは、ワークフローシステムの導入によって、何を実現したいのかということです。

ワークフローシステム導入の大きな目的としては「業務の効率化」が挙げられます。これを実現するために「業務の可視化」や「リモートワークの実現」「内部統制の強化」などの通過点となる目的があります。
また、さまざまな特長と機能を持つ数多くのワークフローシステムの中から、自社にマッチしたものを選び出すには、求める機能や予算内の費用であることなどに加え、以下でご紹介するような操作性の良さや外部連携の豊富さなどが必要です。

このような一般論を知っておくことも重要ではありますが、一般論よりも、自社が何を一番、求めているかを明らかにすることの方が重要です。
たとえば、稟議の申請・承認が非効率的である点を改善したいのか、それとも、主事業の業務を可視化して効率的に改善したいのかといった違いによって、選ぶべきワークフローシステムはまったく異なります。

自社に存在している課題を洗い出し、ワークフローシステムの導入で解決できるのかどうかを検討するという作業を、まず行いましょう。

 

操作性の良いワークフローシステムを選ぶ必要がある

ワークフローシステムは、達成したい目的によって求められる機能が異なるため、選ぶべき種類は異なります。
もし、自社の目的を実現できそうなワークフローシステムの導入候補が複数あり、機能面では優劣がつかない場合は、より操作性の良い方を選択しましょう。

操作性とは、「ユーザビリティ」と言い換えることもでき、操作のしやすさのことです。「少ない操作数でやりたいことを実現できる」「誤操作が起きにくい」「未知の機能についても直感的に操作できる」といった要素が当てはまります。

ベンダーの営業担当者の話を聞くだけでは、なかなか操作性を判断しづらいため、実際にデモ版を操作したり、テスト導入でユーザー部門に使ってもらったりして確認すると良いでしょう。

 

外部連携ができるワークフローシステムを選ぶ必要がある

導入目的にもよりますが、多くの場合、ワークフローシステムは単独の業務で使用されるものでははなく、ほかの業務と共通のデータを利用されるものです。

社内で共通データを扱うのであれば、誰かが一度、入力したものをデータ連携によって利用できると、効率的です。これにより、何度も手入力する手間が省けるほか、入力ミスや表記揺れによる同一データの二重登録なども防ぐことができます。つまり、データを連携できることで、より高い業務効率化を実現できるといえます。

連携方法についても、API連携など負担なくスムーズに連携できる方法が用意されているのか、それとも、CSV連携やその他の連携方法しかないのか、確認しておきたいところです。

 

運用開始後のフローの変更に対応できるものを選ぶ必要がある

導入前の段階で、運用フェーズについても検討しておく必要があります。
特に、導入から時間が経過すると、事業や業務が増減したり、業務効率化が進んで業務プロセスが変更されたりすることがあります。

このような変化に合わせてワークフローシステム側も変更できる仕様になっていないと、システム上ではいつまでも従来の流れを踏襲しなくてはならず、非効率的です。

システム変更が必要になった場合に、変更しやすい仕様になっているか、ベンダー側に依頼しないと変更できないのか、それとも自社でも変更が可能なのかなどを確認し、自社が求める条件に合うワークフローシステムを選びましょう。

 

現状のワークフローを見直す必要がある

ワークフローシステムの選定時以外にも、導入を成功させるためのポイントがあります。

一つは、システムに乗せるワークフロー（業務プロセス）そのものが非効率なものであれば、ワークフローシステムの導入効果も半減してしまうということです。ワークフローシステムの導入効果を最大限、享受するためにも、既存のワークフローや業務プロセスを見直し、必要に応じて改善することが大切です。

たとえば、承認回数が多すぎる、まとめて実施した方が効率の良い作業がある、流れの悪い部分があるなどの課題があれば、改善が可能でしょう。現場の担当者へヒアリングを実施するなどして、このような非効率な部分がないかどうかをチェックしてみてください。

このほか、ワークフローシステムの導入前に実施しておきたいことについては、下記のページでまとめてご紹介しています。

 

現場に浸透させる施策を行う必要がある

もう一つは、ワークフローシステムを社内に浸透させるためには、利用を促進する必要があるということです。ワークフローシステムを導入しても、ユーザー部門に利用を任せっ切りにしていては、活用が進まない可能性があります。

導入の目的や意義を説明し、ユーザー部門がワークフローシステムを利用するメリットを共有し、操作方法をレクチャーし、運用が始まってからは不具合や不便な点、不明点などはないかをヒアリングし、改善のためのアクションを取る必要があります。

こういった社内への浸透のための施策についてのアドバイスなど、ベンダー側で用意されているサポート体制についても、事前に確認しておきましょう。

 

ワークフローシステムの導入前に注意点を押さえて失敗を回避しよう

上記のように、ワークフローシステムの導入前に注意したい要素は、「ワークフロー（業務フロー）そのものの見直し」「ワークフローシステムの選定」「運用フェーズの想定」の3つに集約できます。

ここでご紹介した注意点のほかにも、各社であらかじめ解消しておきたい“つまずきポイント”があるかもしれません。それらを発見するためには、この3つの観点でチェックすることがポイントになるでしょう。

ぜひ、実際に導入する前に失敗要因を排除して、ワークフローシステムの導入をさせてください。