ワークフローの承認ルートには種類がある？
見直しのポイントも紹介

ワークフローの承認ルートの種類

ワークフローの承認ルートの種類は、「承認ルートのパターン」と「承認ルートを設定するタイミング」の2つの観点から分けることができます。

承認ルートのパターンで分けた種類

ワークフローの種類を承認ルートのパターンから見た場合、「直線型」「並列型（合議型）」「条件分岐型」「指名型」の4種類に分けることができます。

直線型

直線型とは、申請、承認、決裁の流れが直線的に進むような承認ルートです。
承認ルートのパターンの中で一番シンプルなタイプです。

条件分岐型

条件分岐型とは、基本のパターンは上記の直線型で、申請内容（金額など）によって、承認ルートが分岐するタイプです。直線型の種類の一つともいえます。

指名型

指名型とは、直線ルート上にある承認者が、必要に応じて承認者を追加できるタイプです。これも、直線型の種類の一つともいえます。

並列型（合議型）

並列型とは、複数の部門で承認が必要な大規模なプロジェクトなどで、複数の承認ルートを同時に進行させるタイプです。

ただ、必ずしもすべてのルートで承認を得る（AND承認・合議）必要はなく、過半数の承認で決裁が可能（多数決承認）だったり、いずれかのルートで承認されれば決裁可能（OR承認）だったりという設定が可能です。

設定のタイミングで分けた種類

一方、ワークフローの種類を、承認ルートを設定するタイミングから見た場合、「事前設定型」「未定義型（動的承認）」の2種類に分けることができます。

事前設定型

事前設定型とは、あらかじめ承認ルートを決めて設定しておくタイプで、承認ルートの中で最も一般的です。
決定していた承認者が不在の場合に、代理人が承認を行う「代理型」も存在します。

未定義型（動的承認）

未定義型（動的承認）とは、承認ルートを事前に決めておくのではなく、申請内容に合わせてその都度、承認ルートを決めるタイプです。

例えば、プロジェクトのワークフローを作成する際に、プロジェクトごとに毎回、参画する部署やメンバーが異なるようなケースもあるでしょう。そのような場合、あらかじめ承認ルートを決めておくことが困難なため、その都度、承認ルートを設定していく方が効率的です。

ワークフローの承認ルートを見直す際のポイント

上記のような承認ルートの種類も踏まえ、承認ルートが最適ではない場合は見直し、改善を行う必要があるでしょう。
その際のポイントは以下の3点です。

冗長なステップや不要な承認者が含まれていないかどうかを検討する

まずは、現行の承認ルートに冗長なステップや不要な承認者が含まれていないかどうかをチェックすることが重要です。冗長なステップや不要な承認者は、ワークフローの処理を遅らせ、業務効率を低下させる原因となります。

以下の3点を一度、確認しましょう。
・各ステップの必要性
・各承認者の権限と責任
・承認プロセスの流れ

申請内容に対して承認者が適切かどうかを検討する

上記とも近しい見直しポイントですが、ワークフローの効率化とは別に、内部統制の視点から、申請内容に対する承認者が適切かどうかを確認することも重要になってきます。承認者は、申請内容について適切な判断を下すために、十分な知識や経験を持ち併せている必要があります。

具体的には、以下の3点について確認すると良いでしょう。
・承認者の専門性
・承認者の権限
・承認者の責任範囲

自動化して効率化できる部分はないかを検討する

承認プロセスの一部または全体を自動化できるかを検討してみましょう。自動化により、承認プロセスの速度と正確性が向上し、人的エラーのリスクが低減する効果が期待できます。
たとえば、ワークフローシステムなどを導入し、承認の条件やルールを設定しておくことで、人手による作業を減らし、処理時間の短縮が可能です。

ワークフローシステムを導入・活用することで、ほかにも次のようなメリットが期待できます。
・ワークフローの可視化
・承認プロセスの自動化
・ペーパーレス化
・内部統制の強化

すでに導入済みの場合であっても、ワークフローの自動化に重点を置き、未使用の機能がないかどうか、確認してみることをおすすめします。

承認ルートの見直しが行いやすいワークフローシステムを活用しよう

ご紹介してきたように、ワークフローの承認ルートには、分け方によって「直線型」「並列型（合議型）」「条件分岐型」「指名型」「事前設定型」「未定義型」などの種類があります。

自社の既存の承認ルートを見直し、最適なものでないことが明らかになった場合は、承認ルートを変更しましょう。

また、ワークフロー関連業務を効率化するためにも、自動化できる部分を探し、ワークフローシステムなどを活用して自動化することが重要です。

ただ、ワークフローシステムによっては、運用開始後の承認ルートの変更に対応できないものもあります。
「intra-mart」では、時間の経過とともに変更が生じたフローに合わせてシステムの変更が可能です。ローコード開発が可能な製品なので、プログラミングのスキルを持たない担当者でも承認ルートの構築・変更ができるでしょう。
ご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。