第一三共がシステムに求める要件として重視したのは、三つのポイントだった。一つ目は、返品処理対応プロセスを実現するための要件適合性や効率性、柔軟性だ。具体的には、ワークフローのカスタマイズ性が高く、作業遅延防止のためのアラート機能、マスタなどのシステム間連携といったインターフェース機能を標準で備えていることを重視した。二つ目が、権限の適切なコントロールなど法規制や情報セキュリティの基準との適合性や、十分な性能を発揮するための可用性、運用・保守性、拡張性など非機能要件を満たせるかどうかだった。そして三つ目が、クラウド活用を推し進める方針への適合性だった。デジタル＆テクノロジー部ソリューションデザイングループ主査の服部正巳氏は次のように説明する。
「複数製品を比較検討した結果、判断基準のそれぞれで水準以上の機能を持つと評価したAccel-Martを採用した。単純な機能比較ではなく判断基準を踏まえた総合的な判断で、コストも含めて優位性があった。」

Accel-Martを活用した返品処理対応システムは、intra-martのセールスパートナーである株式会社JSOL（以下、JSOL）の提案だったが、第一三共とJSOLの長年にわたる信頼関係も採用の後押しをしたかたちだ。第一三共はこれまでもintra-martを導入しており、勤怠や人事の諸届申請に活用している。JSOLはこうしたシステムの構築に加え、ERPや営業支援システムの導入も支援している。服部氏は「JSOL様は製薬企業の業務やintra-martを熟知してくれているベンダーの一社。理にかなった提案をいただき、また開発時にも能動的な提案をしていただけるという期待があったことから、目的を実現するためのシステムを確実に導入できると判断した」と話す。

返品処理対応のシステムは、最終的に第一三共とジェネリック医薬品を中心に製造する第一三共エスファ株式会社（以下、第一三共エスファ）のグループ2社で利用することになったため、開発・実装にあたっては変革を伴う両会社の業務プロセスとシステムの両面で全体最適を図る必要があった。そのため、要件定義や受け入れテストの期間を十分に確保することに留意したという。山田氏が業務部門のプロジェクトマネージャー、服部氏がIT部門のプロジェクトマネージャーを担い、JSOLと綿密なコミュニケーションを図りながら、きめ細かいマネジメントを行った。

山田氏は「返品処理対応へ変更するプロジェクトを推進した当初は、検討や協議がうまく進まず、苦悩の日々が続いたが、両社のMR、卸流通、IT、品質保証という幅広いステークホルダー間でコンセンサスを形成するために、約1年の時間をかけて各部署と丁寧にコミュニケーションを重ねた。いつまでに何を決めなければならないかなど、JSOLにスケジュールやマイルストーンを適切に管理してもらえたこともスムーズにプロジェクトが進んだ要因だった。最終的には第一三共の各ステークホルダーが共通認識のもと、一丸となって対応し、多くのステークホルダーの協力のおかげで、スケジュール通りに返品処理システムの開始を達成できた」と振り返る。

一方、服部氏は「業務部門のプロジェクトマネージャーの山田が、GDPガイドラインに準拠した返品処理プロセスについて責任を持って構築する、という強い意志と明確な目的意識を関係者に浸透させてくれたことが大きかった。各部署からさまざまな要件が出てくるが、共通化が可能か、個別の要件になるのかを整理し、さらに個別の要件に対してはシステム化するほうがいいのか、運用で補うほうがいいのかなど、要件の重要度を踏まえ優先順位をつけながら効率的、かつ効果的に判断して全体最適を進めることができた」と強調する。

また、要件定義時にAccel-Martの仕様を考慮しつつ要件を整理し、標準機能のみで開発したため、設計・開発期間を短縮できたという。画面開発については「IM-FormaDesigner」のみで実装し、受け入れテスト段階の追加要望に対してもスピーディーに対応できたことで、プロジェクトのスムーズな進捗につながり、製品選定から約1年後には本稼働に漕ぎつけた。

■システム概要図